Auf eigenen Wegen zum (Zwischen-)Ziel

Im Blickpunkt: Die Einführung der elektronischen Grundakte in Sachsen

Von Dr. Ulrike Riedel

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Ausgangslage

Der Freistaat Sachsen hat zum 01.12.2012 den elektronischen Zugang zu sämtlichen Gerichten und in allen Verfahrensarten eröffnet. Ausgenommen hiervon waren zunächst die Grundbuchsachen. Denn während in anderen Gerichtsbereichen erst im Rahmen späterer Ausbaustufen eine Umstellung von der herkömmlichen Papier- auf eine elektronische Aktenführung erfolgen wird, sollte bei den Grundbuchämtern die Eröffnung des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) gemeinsam mit der Einführung der rechtsverbindlichen elektronischen Grundakte (E-Grundakte) erfolgen.

Justiz-IT-Verfahren werden fast ausschließlich in länder-übergreifenden Entwicklerverbünden entwickelt und gepflegt. Seitens der Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz wird der Ansatz verfolgt, elektronische Akten langfristig unter Realisierung von Schnittstellen zwischen dem jeweiligen Fachverfahren und einem E-Aktensystem einzuführen. Empfohlen wird hierbei insbesondere, zunächst einen Parallelbetrieb von Papierakte und elektronischer Akte vorzusehen. Im Grundbuchverfahren ist ein paralleles Vorhalten der Papierakte jedoch weder erforderlich noch zweckmäßig, da im hier eingesetzten IT-Fachverfahren „SolumSTAR“ elektronische Daten bereits automatisiert verarbeitet werden und die Notare zudem verpflichtet werden können, Dokumente nach Eröffnung des elektronischen Zugangs ausschließlich elektronisch einzureichen.

Im Entwicklerverbund SolumSTAR konnte keine Einigung bezüglich einer verbundweit einheitlichen E-Grundakte erzielt werden. Die anderen Länder entschieden sich dafür, auch im Bereich des Grundbuchverfahrens eine der beiden nach dem Grundsatz der sogenannten serviceorientierten Architektur unter bayerischer beziehungsweise nordrhein-westfälischer Federführung entwickelten und übergreifend für alle Fachverfahren nutzbaren Komponentenlösungen mit Präsentationsrahmen einzusetzen, die allerdings erst mittelfristig an SolumSTAR angebunden werden können. Demgegenüber hat sich das Sächsische Staatsministerium der Justiz entschlossen, bis zur Einführung des Datenbankgrundbuchs die verbindliche elektronische Grundaktenführung in SolumSTAR mit einfachen Mitteln und kurzfristig im Rahmen einer kostengünstigen Zwischenlösung umzusetzen. Denn die aufwendige und zeitintensive Realisierung einer Schnittstelle zwischen einer Komponentenlösung und einem Fachverfahren, das innerhalb weniger Jahre vollständig durch das Datenbankgrundbuch abgelöst wird, erschien aus sächsischer Sicht nicht vorzugswürdig.

Die Ziele des Projekts

Im Juli 2011 wurde das IT-Projekt „Einführung des elek-tronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Grundaktenführung bei den sächsischen Grundbuchämtern“ mit dem Ziel initiiert, zeitnah die vollelektronische Antragsbearbeitung und Archivierung einzuführen. Hierbei wurde eine Lösung angestrebt, die eine Ablage der elektronischen Dokumente unmittelbar im Fachverfahren SolumSTAR und eine Speicherung in Grundakten auf der NetApp vorsieht.

Das Projekt verfolgte das Ziel, die Grundlagen für eine vollelektronische Antragsbearbeitung und Archivierung bei den Grundbuchämtern zu schaffen, deren technische und organisatorische Erfordernisse zu klären und die
E-Grundakte zu konzipieren, zu entwickeln, zu testen und im Echtbetrieb zu pilotieren. Im Ergebnis sollten Handlungsempfehlungen für die zukünftigen Arbeitsabläufe in den Grundbuchämtern erstellt werden. Im Rahmen einer Pilotierung sollte entschieden werden, ob die Grundaktenführung in SolumSTAR für eine flächendeckende Einführung geeignet und die Umsetzung wirtschaftlich vertretbar ist.

Projektdurchführung

Nach dem Projektstart im Juli 2011 erfolgte ab September 2011 die Versendung der Eintragungsbekanntmachungen an die Notare in elektronischer Form über das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP), was bereits zu Arbeitseinsparungen in den Geschäftsstellen sowie weniger Verbrauch an Druckerzubehör, Papier und Porto führte.

In einem Parallelbetrieb hatten die Notare seit Dezember 2011 die Möglichkeit, beim Grundbuchamt Dresden elektronische Anträge parallel zu ihren rechtsverbindlichen Papieranträgen einzureichen. Dadurch konnten Erfahrungen im Umgang mit elektronischen Dokumenten und der Weiterbearbeitung im Fachverfahren sowohl auf Notarseite als auch bei den Grundbuchmitarbeitern gewonnen werden.

Von Oktober 2011 bis Ende 2013 erfolgte in Zusammenarbeit der zwölfköpfigen Projektgruppe und IT-Entwicklern die Konzepterstellung für die E-Grundakte mit anschließenden Tests der Programmumsetzung in einer Testumgebung. Parallel zum technischen Konzept wurden von der Projektgruppe die notwendigen organisatorischen Abläufe beschrieben und konkrete Handlungsabläufe vorgeschlagen. Die Programmrealisierung erfolgte durch die Atos IT-Solutions and Services GmbH in München, die aktuell Vertragspartner für die Pflege und Weiterentwicklung von SolumSTAR ist. Für das Lesen und Bearbeiten der in elektronischer Form eingereichten Notarurkunden und weiterer Dokumente wurde auf Grundlage von KeyViewOffice der K2D-KeyToData GmbH ein spezieller Akten-Viewer entwickelt, mit dem alle zugelassenen Dateiformate gelesen und darüber hinaus auch für die Prüfung der Notarurkunden geeignete Mark-ups angebracht und mit den Dokumenten als Kopien gespeichert werden können. Die im Rahmen der Pilotierung entstandenen Anpassungswünsche im Fachverfahren wurden in einem Nachtrag konzipiert und entwickelt, der seit Februar 2015 im Echteinsatz ist.

Nachdem die Erprobung in der Testumgebung ohne gravierendende Mängel verlief und die rechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen waren, konnte der Echtbetrieb mit rechtsverbindlicher Übermittlung elektronischer Dokumente zum 01.04.2014 beim Grundbuchamt Dresden gestartet werden. Am 01.02.2015 wurde die Pilotierung auf das Grundbuchamt Leipzig ausgedehnt. Die Notare wurden über die Sächsische E-Justizverordnung verpflichtet, ihre Anträge ausschließlich in elektronischer Form bei den Grundbuchämtern einzureichen. Alle nicht von Notaren eingereichten Papieranträge werden gescannt und nur noch elektronisch gespeichert und archiviert. Dazu sind alle digitalisierten Unterlagen mit einem Transfervermerk zu versehen und elektronisch zu signieren.

Ergebnis

Nach knapp zweijähriger Pilotierung ohne nennenswerte Probleme kamen das Sächsische Staatsministerium der Justiz und die gerichtliche Praxis übereinstimmend zu dem Ergebnis, dass die elektronische Grundaktenführung in SolumSTAR für eine flächendeckende Einführung geeignet ist. Es wurden verschiedene Geräte zum Scannen und verschiedene Monitorgrößen getestet und die geeignetste Hardware für eine flächendeckende Beschaffung ausgewählt. Eine besondere Herausforderung war dabei das Scannen von Plänen für Wohnungseigentumssachen mit einem Format größer als A3. Der Handlungsleitfaden enthält Empfehlungen zur Ausstattung der Bildschirm- und Scanarbeitsplätze sowie Hinweise zur Neuorganisation von Arbeitsabläufen unter anderem beim Signieren und Anbringen von Transfervermerken. Ein Leitfaden zum rechtssicheren Scannen nach „TR Resiscan“ wird allen Grundbuchämtern zur Verfügung gestellt.

Flächendeckende Einführung

In einem neuen „Roll-out-Projekt“ erfolgt derzeit die flächendeckende Einführung im gesamten Freistaat Sachsen. Am 01.04.2017 startete der „Muster-Roll-out“ beim Grundbuchamt Chemnitz. Im Abstand von zwei Monaten sollen jeweils drei bis vier weitere Grundbuchämter folgen. Im Herbst 2018 soll die Umstellung abgeschlossen sein. Dann werden in keinem sächsischen Grundbuchamt mehr neue Papierakten angelegt.

Ausblick

Die Umstellung auf die elektronische Grundaktenführung ist nur ein Zwischenschritt auf dem Weg zum bundeseinheitlichen Datenbankgrundbuch, welches sich derzeit in einem von allen Ländern betriebenen Projekt in der Realisierungsphase befindet. Erst wenn die Grundbuchdaten in vollständig strukturierter Form in einer Datenbank vorliegen, ist ein Datenaustausch mit anderen Behörden und den Notaren effizient möglich.

ulrike.riedel@smj.justiz.sachsen.de