Startschuss ist erfolgt

Elektronischer Rechtsverkehr und elektronische Akte sind weiter auf dem Vormarsch

Von Wolfram Viefhues

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Einführung

Der Gesetzgeber ist weiter dabei, die notwendigen normativen Voraussetzungen für die Durchsetzung des elektronischen Rechtsverkehrs und die Einführung der elektronischen Akte zu schaffen.

So hat das BMJV jetzt den Entwurf der Verordnung zu § 130a ZPO vorgelegt, mit der die ab 01.01.2018 geltenden technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und für das besondere elektronische Behördenpostfach festgelegt werden (sogenannte Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung). Durch diese Rechtsverordnung werden die noch fehlende normative Lücke geschlossen und „die für die Übermittlung und Bearbeitung geeigneten technischen Rahmenbedingungen“ von im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs versandten elektronischen Dokumenten festgelegt, so dass der elektronische Rechtsverkehr jetzt beginnen kann.

Anwendungsbereich der Verordnung

Kapitel 1 regelt den Anwendungsbereich der Verordnung. Sie wird für alle Gerichtsbarkeiten bei den Gerichten der Länder und des Bundes in der Zivil-, Arbeits-, Sozial-, Verwaltungs- und Finanzgerichtsbarkeit gelten. Über Verweisungen wird auch eine Anwendbarkeit der Verordnung in weiteren Bereichen geregelt, insbesondere für die Gerichtsvollzieherinnen und Gerichtsvollzieher.

In Kapitel 2 werden die notwendigen technischen Rahmenbedingungen für die Übermittlung elektronischer Dokumente an die Gerichte festgelegt.

Für die anwaltliche Praxis ist dabei von besonderer Bedeutung, dass elektronische Dokumente grundsätzlich im Format PDF (durchsuchbar, kopierbar, druckbar) zu übermitteln sind (§ 2 Abs. 1). Die Verordnung enthält auch Klarstellungen zu elektronischen Dokumenten in anderen Formaten, die zu Beweiszwecken eingereicht werden.

Mindestinhalt des elektronischen Dokuments

Weiter wird festgelegt, dass jedem eingereichten elektronischen Dokument ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im Dateiformat XML (xJustiz) beigefügt werden soll (§ 2 Abs. 2). Übermittelt werden sollen in diesem Datensatz mindestens

  1. die Bezeichnung des Gerichts,
  2. gegebenenfalls das Aktenzeichen des Verfahrens,
  3. die Bezeichnung der Parteien oder Verfahrensbeteiligten,
  4. die Angabe des Verfahrensgegenstandes,
  5. gegebenenfalls das Aktenzeichen eines denselben Verfahrensgegenstand betreffenden Verfahrens und die Bezeichnung der die Akten führenden Stelle.

Dieser beigefügte Datensatz soll die automatische Zuordnung des übermittelten elektronischen Dokuments zu einem bestimmten Verfahren ermöglichen. Die Begründung der Verordnung erläutert dazu, dass diese begleitenden xJustiz-Datensätze nicht nur von einem Anwaltsprogramm, sondern auch vom beA erzeugt werden können.

Keine Containersignatur

Die sogenannte Containersignatur wird nach dem ­Entwurf ausgeschlossen (§ 4 Abs. 1). Bei einer Containersignatur werden mehrere Dokumente in einem so­genannten Container eingeschlossen, und die quali­fizierte elektronische Signatur wird nur auf den Container gesetzt. Man kann sich das so vorstellen, als ob mehrere nicht unterschriebene Schriftstücke zusammen in einen Briefumschlag verschlossen werden und die Unterschrift lediglich auf den Briefumschlag gesetzt wird. Sobald dieser Umschlag aber geöffnet wird, ist nicht mehr sicher nachzuvollziehen, welche Dokumente in dem Umschlag waren und von der Unterschrift auf dem Umschlag umfasst waren. Um diese Unsicherheiten zu vermeiden, wird die Containersignatur ausgeschlossen.

Das besondere elektronische Behördenpostfach

Kapitel 3 enthält Regelungen zum besonderen elektronischen Behördenpostfach, das – ähnlich dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA – für die elektronische Kommunikation zwischen den Gerichten und den Behörden erforderlich ist. Auch Behörden können daher in Zukunft auf diesem sicheren Übermittlungsweg elektronische Dokumente ohne qualifizierte elektronische Signatur rechtswirksam übermitteln.

Die Verordnung schließt nicht aus, das besondere elektronische Behördenpostfach künftig auch für die Kommunikation von Behörden untereinander oder zwischen Behörden und Rechtsanwältinnen sowie Rechtsanwälten zu nutzen.

Anzumerken bleibt in diesem Zusammenhang, dass für die Notarinnen und Notare das besondere elektronische Notarpostfach (beN) für die elektronische Kommunikation mit den Gerichten eingerichtet worden ist.

In Kapitel 4 wird schließlich das Inkrafttreten der Verordnung zum 01.01.2018 festgelegt.

Der komplette Text des Entwurfs ist nachzulesen auf der Internetseite der BRAK.

Elektronische Akte in Strafsachen

Vom Bundestag am 18.05.2017 in zweiter und dritter Lesung beschlossen wurde zudem das Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in Strafsachen und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs. Der Bundesrat hat am 02.06.2017 dem Gesetz zugestimmt (siehe dazu bereits Hamm, e-Justice 3/2017, http://www.e-justice-magazin.de/wp-content/uploads/sites/27/2016/08/03_Hamm.pdf).

Damit wird der elektronische Rechtsverkehr auch im Strafverfahren eingeführt. Zudem wird auch die elektronische Akte in gerichtlichen Verfahren angeordnet. Der Name des Gesetzes ist insoweit missverständlich, als nur von der E-Akte im Strafverfahren gesprochen wird. Der jetzt gültige Gesetzestext schreibt die verbindliche Einführung der elektronischen Akte in allen Gerichtsverfahren vor. Elektronische Akten sollen von Anfang 2018 an zulässig und ab Januar 2026 verpflichtend sein, um eine flächendeckende Umstellung zu erreichen. Die Akteneinsicht wird in allen gerichtlichen Verfahren über ein Onlineportal möglich werden.

Parallel dazu wurden weitere Vorschriften des Strafverfahrensrechts über den elektronischen Rechtsverkehr an das allgemeine E-Justiz-Gesetz angepasst.

Auch werden noch Ergänzungen oder Änderungen in der ZPO vorgenommen, die ab 01.01.2018 gelten.

Änderungen im Notariat

Last, but not least ist noch darüber zu informieren, dass auch im Notariat gravierende Veränderungen anstehen. So werden ein elektronisches Urkundenarchiv geschaffen, bis 2020 die herkömmliche Urkundenrolle abgeschafft und der Notaraktenspeicher in Betrieb genommen. Im Jahr 2022 wird dann die volle Ausbaustufe erreicht und jede Notariatsakte eingescannt sein.

Diese kurze Übersicht macht deutlich, dass die Elektronik bereits in die juristische Arbeitswelt Einzug gehalten hat und die begonnenen Umwälzungen mit Riesenschritten vorangetrieben werden. Es macht in allen juristischen Berufszweigen Sinn, sich intensiv mit diesen kommenden Veränderungen zu befassen!

wviefhues@aol.com