Wann kommt ein Sozietätspostfach?

Im Blickpunkt: Erfahrungen von Clifford Chance bei der Vorbereitung auf das besondere elektronische Anwaltspostfach

Von Dr. Peter Burckhardt

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Einleitung

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) ist seit längerem in der Diskussion. Als Nachfolger des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP)  ermöglicht das beA nach seiner Zielsetzung eine sichere elektronische Kommunikation zwischen Anwalt und Gericht sowie sonstigen Behörden.

Die Einführung des beA, insbesondere der Zeitpunkt seiner für Rechtsanwälte verpflichtenden Einrichtung, war immer wieder verschoben worden. Inzwischen herrscht Klarheit: Gemäß dem neu gefassten § 31a BRAO hat der Gesetzgeber nun geregelt, dass – rechtliche Einzelheiten sollen hier unterbleiben – jeder in der Bundesrepublik Deutschland zugelassene Rechtsanwalt und jede Rechtsanwältin ab dem 01.01.2018 über beA erfolgte Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen gegen sich gelten lassen muss.

Dieser Beitrag benennt kurz wesentliche Problemfelder, die sich für Clifford Chance als eine große Sozietät mit mehr als 250 Rechtsanwälten an drei deutschen Standorten bei der Vorbereitung auf die nun zum 01.01.2018 zwingende Einrichtung des beA ergeben. Sie dürften für viele Kanzleien und Rechtsanwaltsgesellschaften nicht minder einschlägig sein.

Grundsätzlich zu den besonderen Schwierigkeiten größerer Sozietäten bei der Einführung des beA

Es zeigte sich bereits früh, dass die Einführung des beA für Clifford Chance andere Probleme aufwirft als für eine Sozietät mit einer auf den eigenen Standort begrenzten IT und wenigen anwaltlichen Mitarbeitern. Das gilt zum einen für die technische Umsetzung des beA: Regelmäßig verfügen internationale Sozietäten über weltweit einheitliche Vorgaben sowohl für die eingesetzte Software als auch für die Absicherung der Schnittstellen zum Internet, die in Einklang mit Anwendungen wie dem beA zu bringen sind. Das gilt zum anderen für die organisatorische Umsetzung: Das beA – dazu gleich näher – verlangt eine personalisierte Einrichtung eines eigenen elektronischen Postfachs für jeden Rechtsanwalt, und schon allein deshalb sind bei der Einführung des beA in einer großen Sozietät mit sehr vielen Rechtsanwälten andere Probleme zu bewältigen als in einer kleineren Sozietät.

Schließlich bietet die Bundesrechtsanwaltskammer, die für den Start des beA verantwortlich zeichnet, keine besondere beA-Migrationsstrategie für an mehreren Standorten oder gar international tätige Sozietäten. Das ist nachvollziehbar, weil nur ein kleiner Teil der Rechtsanwälte in Deutschland in solchen Sozietäten tätig ist. Es bedeutet aber gleichwohl, dass sich Sozietäten mit mehr als nur einem Standort und Sternsozietäten nicht darauf verlassen können, dass das beA technisch unproblematisch eingeführt werden kann; es gibt hier keine Erfahrungswerte, und es erfolgten von Seiten der Bundesrechtsanwaltskammer auch keine Testläufe in einer technischen Umgebung, die mit jener einer Großsozietät vergleichbar wäre.

Zu den technischen Herausforderungen bei der Einführung des beA

Das beA selbst muss nicht als eigene Software auf den Rechnern installiert werden, weil es sich dabei nur um eine – so die vorgesehene Variante – Webanwendung handelt. Allerdings muss dennoch lokal die sogenannte „beA-Client-Security“-Komponente installiert werden, die der Webanwendung den Zugriff auf einen Kartenleser ermöglicht. Eine beA-Signaturkarte, die (notariell beglaubigt) beantragt werden muss, ist Voraussetzung für die Verwendung. Das wirft in internationalen Sozietäten besondere technische Schwierigkeiten auf, weil hier regelmäßig weltweit geltende und damit nicht ohne weiteres änderbare interne Sozietätsvorgaben (beispielsweise Sicherheitseinstellungen für Browser, aber auch sonstige interne technische Standards) mit beA als Webanwendung konkurrieren und zu Konflikten führen können.

Diese technischen Schwierigkeiten resultieren auch daraus, dass die verschiedenen technischen Komponenten des beA-Gesamtsystems nicht aus einer Hand stammen und jeweils eigene, miteinander nicht harmonisch ab­gestimmte technische Anforderungen stellen – Details etwa im Hinblick auf Java-Version, Browsersupport und Regelungen zum Internetzugang über einen Proxy-­Server.

Im Newsletter der Bundesrechtsanwaltskammer vom 24.05.2017 heißt es dazu, dass „lokal … nur die Software beA client security installiert werden“ muss. Für viele Sozietäten wird dies technisch weit anspruchsvoller sein, als diese Wortwahl vermuten lässt.

Zu den organisatorischen Herausforderungen der Einführung des beA

Die wesentliche organisatorische Herausforderung für größere Sozietäten, Rechtsanwaltsgesellschaften und Sternsozietäten bringt die Personenbezogenheit des beA mit sich. Es orientiert sich an dem einzelnen Rechtsanwalt, der einzig (also auch nicht neben der Rechtsanwaltsgesellschaft) in das Bundesweite Amtliche Anwaltsverzeichnis aufgenommen ist. Das ist nachvollziehbar, blendet aber die Bedeutung der Mandatsbeziehungen für den Kommunikationsbedarf aus.

Es ist nicht vorgesehen, dass über das beA ein Kanzleipostfach eingerichtet werden kann, eine Sozietät kann also nicht in einem Kanzleipostfach den Eingang elek-tronischer Korrespondenz für die gesamte Sozietät bündeln, sondern es ist für jeden einzelnen Rechtsanwalt ein eigenes elektronisches Postfach einzurichten. Daneben – und das wird eine ganz wesentliche Bedeutung für den Umgang mit dem beA haben – gibt es keine Verknüpfung des elektronischen Postfachs zu der Sozietät, in der der jeweilige Rechtsanwalt tätig ist.

Damit schaffen Anwaltswechsel, die bei großen Sozietäten häufiger vorkommen, durch das beA besondere Risiken: Da jedes Postfach einem Anwalt persönlich zugeordnet ist und das beA keine Rücksicht darauf nimmt, welcher Sozietät das Mandat erteilt ist und ob der ursprünglich sachbearbeitende Anwalt die Sozietät gewechselt hat, wird es absehbar Fälle geben, in denen Gerichtspost in einem Mandat, das ein Anwalt für die Sozietät A führte, diesen Anwalt erreicht, obwohl er bereits für die Sozietät B tätig ist und das Mandat bei Sozietät A verblieb. Diese Konstellation birgt zum einen das Risiko der Verletzung anwaltlicher Verschwiegenheitspflichten. Zum anderen ergeben sich daraus besondere Haftungsrisiken, beispielsweise dann, wenn der Anwalt, der inzwischen bei Sozietät B arbeitet, gleich aus welchen Gründen versäumt, die Post an die Sozietät A, also seinen früheren Arbeitgeber, weiterzuleiten und als Folge Fristen versäumt werden. Diese Gefahren lassen sich weder mit der Einrichtung von Weiterleitungen noch mit der Benennung von Stellvertretern beseitigen: Denn für die frühere Sozietät lässt sich selbstverständlich keine Weiterleitung im personalisierten elektronischen Postfach eines Anwalts einrichten, der bereits für eine andere Sozietät tätig ist, und genauso wenig kann und will man für die/den Bürovorsteher/in der früheren Sozietät eine Berechtigung für das elektronische Postfach des ausgeschiedenen Anwalts vorsehen. Hier werden sich durch die Konzeption des beA als allein anwalts- und nicht sozietätsbezogenes Postfach neue und haftungsträchtige Konstellationen ergeben, für die wir derzeit noch keine zufriedenstellende Lösung sehen.

Abgesehen davon ermitteln wir derzeit mit unseren Testläufen, welche ganz praktischen organisatorischen Besonderheiten das beA mit sich bringt.

So bietet das beA verschiedene Möglichkeiten, die Rechte der Teilnehmer und Mitarbeiter als Stellvertreter (oder in anderen Rollen) zu gestalten. Die Vergabe geeigneter (Einsichts-)Rechte an die Bürovorsteher und andere – soweit nicht Vertraulichkeitsverpflichtungen entgegenstehen – werden wir dienstvertraglich absichern. Als Folge werden nach der Einführung des beA elektronische Postfächer in dreistelliger Zahl wie die Eingangspost in der guten alten Zeit Tag für Tag durch die Bürovorsteher daraufhin gesichtet werden müssen, ob fristrelevante Eingänge von Gericht, Behörden oder Kollegen vorliegen.

Ein dynamisches Arbeitsumfeld, in dem keine festen oder zumindest häufiger wechselnde Zuordnungen zwischen Sekretariatsmitarbeitern und Anwälten bestehen, und wechselnde Vertretungs- und Urlaubsregelungen, aber auch Anforderungen an Zugriffsberechtigungen bei sogenannten „Chinese-Walls-Mandaten“ erfordern zudem eine beständige manuelle Pflege der Rechtestruktur im Postfach. Die praktische Handhabung dieser Pflege erscheint uns dabei vergleichsweise aufwendig; immerhin umfasst diese Pflege in vielen Einheiten 100 Postfächer und mehr, und damit bringt jeder zusätzlich erforderliche „Klick“ für die Rechteverwaltung in einem Postfach insgesamt erheblichen Mehraufwand mit sich.

Eine Übersicht über alle vergebenen Rechte in allen Postfächern fehlt im Übrigen konzeptbedingt.

Ausblick

Gerade für große Sozietäten ist eine sorgfältige Vorbereitung auf den obligatorischen Einführungstermin des beA zum 01.01.2018 erforderlich. Die Einführung kann auf IT-Ebene größere Schwierigkeiten mit sich bringen und je nach Ausgestaltung der IT-Umgebung sehr zeitaufwendig sein. Die allein personenbezogene Ausgestaltung des beA bedeutet einen erheblichen Aufwand bei der erforderlichen regelmäßigen Pflege der Rechtestruktur für jedes Postfach, und sie schafft, insbesondere (aber nicht nur) bei Anwaltswechseln, neue Haftungsrisiken. Das beA wurde nicht konzipiert mit einem besonderen Blick auf die Anforderungen von Sozietäten oder Rechtsanwaltsgesellschaften mit vielen anwaltlichen Mitarbeitern.

Unter Sicherheitsaspekten und wegen der Vorzüge jeder elektronischen Korrespondenz ist die Einführung des beA dennoch uneingeschränkt  zu begrüßen.

Peter.burckhardt@cliffordchance.com