beA – die Chance für Großkanzleien

Kommunikation ist wichtig, Schnittstellen und Simplifikation sind der Schlüssel

Von Petra Seeburger und Christian Meyer

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beA – das besondere elektronische Anwaltspostfach – ist eine tickende Uhr. Für manche Kanzleien sogar eine Zeitbombe. Fest steht, dass ab dem 01.01.2018 alle in Deutschland zugelassenen Anwälte ihr beA in Betrieb genommen haben und empfangsbereit sein müssen. Allerdings sollten sie dann damit auch im Kanzleibetrieb umgehen können.

Auch wenn das Thema aufzeigt, wie wenig IT-Projekterfahrung die Beteiligten haben, birgt das beA eine Chance gerade für Großkanzleien. Die Chance nämlich, sich die eigenen Prozesse genau anzusehen und die Priorität der gesamten EDV in der Kanzlei neu zu überdenken. Sie wird eine immer höhere Stellung erfordern.

beA – die Analyse der Genetik

Aus technischer Sicht basiert das beA auf einem proprietären System, das sich an keinem existierenden Standard im Bereich der digitalen Kommunikation orientiert hat. Hier wurde das Rad wirklich neu erfunden. Leider, denn das System birgt Probleme.

Grundsätzlich allerdings kann man sich das beA wie ein Postfach bei einem Webmailer (zum Beispiel früher Hotmail oder AOL) vorstellen – allerdings ohne Archivfunk­tion, denn die eingehenden Nachrichten werden automatisch nach 90 Tagen in den Papierkorb verschoben und nach weiteren 30 Tagen gelöscht. Man kann auf das beA derzeit fast nur per Internet und Browser zugreifen. Im Gegensatz allerdings zu den erwähnten Webmailern lässt das beA keine Bedienung der Standardschnittstellen in den Kanzleien zu. Sie können nur mit viel Aufwand und im eingeschränkten Funktionsumfang auf das Postfach zugreifen. Aktuell bekommt der Anwalt über sein beA Nachrichten und kann diese öffnen, lesen, herunterladen und drucken. In die andere Richtung kann ein Anwalt Schriftsätze über das beA an Adressaten dieses geschlossenen Systems versenden, welche allerdings vorher in einer anderen Anwendung erstellt werden mussten.

beA – Anforderungen an Anhänge für Gerichte

Die Anhänge, die das beA für Schriftsätze an das Gericht akzeptiert, müssen TIFF-Anhänge oder – besser – durchsuchbare PDF-Dateien (also OCR-fähig) sein. Schon hier ergeben sich bei nicht wenigen Kanzleien echte Hürden, denn innerhalb einer Kanzlei sind weitaus mehr Datenformate im Umlauf als die genannten. ZIP ist problematisch und PDF-Dateien, die lediglich aus einem Bild bestehen und nicht durchsuchbar sind, sind außen vor. Zudem müssen diese Schriftsätze, wenn sie an das Gericht geschickt werden, von den Ländern vorgegebene Namen besitzen. Das bedeutet für jede Kanzlei, dass je nach Gericht dasselbe Dokument anders heißen muss.

Gerade in Wirtschaftskanzleien und anderen größeren Einheiten müssen somit zusätzliche Programmierungen vorgenommen werden, um notwendige Attribute und Felder zu definieren. Danach bleibt noch immer viel manuelle Vor- und Nacharbeit, die die Bearbeitung von Mandaten grundsätzlich weniger rentabel macht und die Wirtschaftlichkeit des Prozesses verringert.

beA – grundsätzliche Fragen poppen auf

Die Herausforderungen, die mit dem beA auf die Kanzleien zukommen, machen besondere organisatorische Maßnahmen notwendig. Hierfür müssen die Kanzleien notwendige Ressourcen zur Verfügung stellen. Die zu treffenden Entscheidungen tangieren mehrere Bereiche, die aktuell in Kanzleien nicht unbedingt zusammenarbeiten, nämlich die Bereiche Organisation, Anwalt und IT. Hier bietet sich an, aus jedem Bereich einen Verantwortlichen zu benennen, der das Know-how in Sachen beA aufbaut, für die Kanzlei anpasst und umsetzt. Dabei stellen sich grundsätzliche Fragen, wie:

  • Wie funktioniert das beA im Kanzleialltag?
  • Welche Zugriffsmöglichkeiten und Berechtigungen gibt es?
  • Wer verwaltet diese Zugriffe und Berechtigungen?
  • Worauf muss bei der Nutzung eines beAs geachtet werden (zum Beispiel bei der Wahl der Anhänge, ihrer Benennung und Größe)?
  • Wie wird das beA in die allgemeinen Organisationsstrukturen der Kanzlei eingebunden?
  • Was passiert bei einem Ein- oder Austritt eines Anwalts?
  • Welche Haftungsfallen sind vorhanden?

Posteingang, Postausgang und Fristenkontrolle

Der Posteingang und -ausgang sowie die Termin- und Fristenkontrolle müssen auch beim beA in klassischer Art und Weise organisiert werden.

Die gleichen Herausforderungen wie beim Umgang mit dem beA stellen sich auch in der Postbrief- und E-Mail-Kommunikation, die Fristen und Termine tangieren und dementsprechend der Dokumentation bedürfen. Allerdings ist zu beobachten, dass es Kanzleien gibt, die die Prozesse in diesem Bereich nicht definiert haben, oder dass definierte Prozessabläufe nicht eingehalten werden. Hier wirkt das beA als Verstärker, der diese Kanzleien an organisatorische Grenzen bringt und Haftungsfälle beziehungsweise Fehler aufzeigt.

beA, Großkanzleien und wirtschaftsberatende Einheiten mit mehreren Standorten

Großkanzleien und auch größere Einheiten mit mehreren Standorten arbeiten in der Regel mit Terminalservern. Die Nutzung von Terminalserverinfrastrukturen ist verbreitet, um insbesondere mobilen Anwendern einen gesicherten Zugriff auf die Daten und Systeme zu gewähren oder um verschiedene Standorte an eine zentrale Serverinfrastruktur anzubinden. Das beA allerdings ist nicht terminalserverfähig und wird dies, so die Vermutung, auch nicht bis zum 01.01.2018 werden. Damit stehen Großkanzleien insbesondere vor der Herausforderung, dass Arbeitsweisen einzelner Standorte und Gruppen im Zweifel nicht homogen sind. Medienbrüche sind vorhersehbar und eine Qualitätskontrolle (und -sicherheit) kaum möglich. Auch hier drohen Haftungsfälle durch nicht einheitliche Vorgehensweisen.

Wichtig ist auch, dass die Kompatibilität zu erweiterten Terminalserverumgebungen, wie zum Beispiel bei der Nutzung von Citrix oder von Thinclients (diese haben oftmals eingeschränkte Betriebssystemfunktionalitäten, beispielsweise unter Linux), gewährleistet wird. Die Unterstützung und Einbindung der Kartenlesegeräte ist hier eine der Herausforderungen und für Terminalserverlösungen der Schlüssel. Aktuell muss der Anwalt sein Kartenlesegerät mitführen – das ist allerdings nicht in jedem Fall sinnvoll und zudem wenig komfortabel.

Gemeinsam beA statt einsam beA

Die BRAK ist von der Gesetzgebung überrollt worden. Es wurden durch den Gesetzgeber Fristen aufgerufen, die praktisch nicht haltbar sein konnten. Das war von Anfang an klar. Zudem gibt es Probleme im Projektmanagement und bei der Umsetzungseinschätzung von allen Seiten. Hier die Bälle von A nach B zu spielen und „Schuld“ zuzuweisen, kostet Energie und ist nicht lösungsorientiert. Der Gesetzgeber ist seiner Pflicht, gesetzliche Regelungen rechtzeitig zu schaffen, so dass diese technisch umsetzbar sind, nicht nachgekommen.

Dialog wäre ein probates Mittel, um auch Berufsträgern in Großkanzleien das Gefühl zu vermitteln, von ihrer Berufsvertretung gehört und auch vertreten zu sein. Dieser Dialog hätte bereits vor der Erstellung der Ausschreibung geführt werden müssen. Eine Ansprache der zuständigen IT-Beauftragten in Großkanzleien und wirtschaftsberatenden Einheiten fiele sicher auf fruchtbaren Boden und könnte helfen, das beA chancenreich umzusetzen. Auch die interne IT solcher Kanzleien sollte befragt und einbezogen werden, da die Systeme, die in diesen Kanzleien vorhanden sind, nach völlig anderen Regeln laufen als in einer Kanzlei mit nur wenigen Berufsträgern.

Fazit

Wie erwähnt, ist das beA ein fast proprietäres System. Damit sind Schnittstellen zu Kanzlei-EDV-Systemen Mangelware beziehungsweise im Rahmen der Kanzleisoftware nicht funktional handhabbar. Um hier aber auch den Bedarf von Großkanzleien möglichst scharf zu definieren (und eventuell auch in Richtung BRAK zu kommunizieren), ist eine Analyse notwendig.

Die Akzeptanz von Großkanzleien würde sich zudem mit der Einfachheit in der Anwendung steigern, denn IT-Komplexität und Organisationsdichte der Anwendung des beAs bei gleichzeitig hohen beruflichen Herausforderungen von Berufsträgern in Großkanzleien bilden eine toxische Mischung mit Sprengkraft.

Für alle Kanzleien sinnvoll ist es auf jeden Fall, sich schnellstmöglich mit den Abläufen und den drohenden Haftungsszenarien als den neuralgischen Punkten im Kanzleibetrieb auseinanderzusetzen.

petra.seeburger@stp-online.de

 

Hinweis der Redaktion: Dr. Peter Burckhardt schildert in e-Justice 1/2017 Erfahrungen, die die internationale Sozietät Clifford Chance bei der Vorbereitung auf das beA sammeln konnte. Siehe dazu www.e-justice-magazin.de/wp-content/uploads/sites/27/2017/06/e-Justice-Magazin_Aus­gabe-01-2017.pdf. (tw)