Die Zulässigkeit entscheidet sich am Bildschirm

Im Blickpunkt: Neue Formvorschriften im elektronischen Rechtsverkehr

Von Dr. Henning Müller

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Die bundesweite Rechtsverordnung über den elektronischen Rechtsverkehr (ERVV) ist von der Bundesregierung am 20.09.2017 verabschiedet worden (BR-Drs. 645/17). Damit sind die rechtlichen Voraussetzungen für die Neuordnung des elektronischen Zustellungsrechts ab dem 01.01.2018 geschaffen. Die für die Zivilprozessordnung und die fachgerichtlichen Prozessordnungen einheitliche Rechtsverordnung beinhaltet insbesondere Regelungen zum Dateiformat und zur sogenannten Containersignatur.

Dateitypen

Gemäß § 2 Abs. 1 ERV-RVO sind künftig grundsätzlich nur noch kopierbare, druckbare und, soweit technisch möglich, durchsuchbare PDF-Dateien zulässig. Nach der Übergangsvorschrift des § 2 Abs. 1 Satz 4 ERV-RVO kann bis 30.06.2019 [BR-Drs. 645/17 (B)] noch auf die Text­erkennung verzichtet werden. Ferner kann gemäß § 2 Abs. 1 Satz 2 ERV-RVO gleichzeitig auch eine TIFF-Datei mitübersandt werden, falls die Umwandlung eines Bildes in eine PDF-Datei zu einer Qualitätseinbuße führt. Ab dem 01.01.2018 „müssen“ (explizit in § 130a Abs. 1 ZPO genannt) nicht nur formbedürftige Schriftsätze, sondern auch Anlagen, Gutachten etc. von der verantwortenden Person selbst qualifiziert elektronisch signiert werden, sofern sie nicht auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden, und sich hinsichtlich des Dateityps an die Vorgaben der dann bundesweiten ERV-RVO halten. Es gilt daher nach dem Wortlaut des Gesetzes nicht mehr – wie bisher –, dass sich die Formanforderungen nur auf schriftformbedürftige Schriftsätze beziehen.

„Durchsuchbarkeit“ als Formerfordernis

Der Begriff der „Durchsuchbarkeit“ bezieht sich auch darauf, dass das Dokument in texterkannter Form (OCR) einzureichen ist. Dies ergibt sich aus der Verordnungsbegründung (S. 12) und dem Zweck der Vorschrift.

Der Sinn und Zweck ist ausweislich der Verordnungsbegründung die pragmatische Idee, dass hierdurch die Weiterbearbeitung im Gericht und bei weiteren Verfahrensbeteiligten gefördert wird. In der Verordnungsbegründung ist hierzu ausgeführt:

„… die Anforderungen ermöglichen das barrierefreie elektronische Vorlesen des elektronischen Dokuments für blinde und sehbehinderte Personen und erleichtern die elektronische Weiterverarbeitung durch die Gerichte, Gerichtsvollzieherinnen und Gerichtsvollzieher, Behörden, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte und weiteren Verfahrensbeteiligten, denen das elektronische Dokument übermittelt wird. […] Ein eingescannter Schriftsatz kann als elektronisches Dokument übermittelt werden, wenn es mit einem Texterkennungsprogramm als OCR-Scan (Optical Character Recognition) erstellt wurde.“

Zudem wird – neben diesem Hinweis aus der Verordnungsbegründung – der Regelfall sein, dass der Schriftsatz mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt wurde, das ein Abspeichern als PDF zulässt.

Wann ist die Texterkennung „technisch nicht möglich“?

Fraglich ist, wann die Texterkennung „technisch nicht möglich“ i.S.d. § 2 Abs. 1 ERVV ist. Sicher ist dies der Fall bei Dokumenten, die keinen Text enthalten (beispielsweise reine Bilddokumente). Aber auch andere Fälle sind denkbar; die Verordnungsbegründung führt hierzu wie folgt aus:

„[Die Texterkennung] kann jedoch technisch unmöglich sein, wenn das Ausgangsdokument etwa handschriftliche oder eingeschränkt lesbare Aufzeichnungen oder Abbildungen enthält, die mit dem Texterkennungsprogramm nicht erfasst werden können. Diese elektronischen Dokumente müssen nicht in durchsuchbarer Form übermittelt werden.“

Danach ist eine Texterkennung technisch bereits dann nicht möglich, wenn sie nicht zielführend ist, weil der „erkannte“ Text ohnehin nicht zu gebrauchen wäre. Es stellt sich dann aber weiter die Frage, wie schnell der Einsender „aufgeben“ darf. Muss er eine Texterkennung etwa bei einem Telefax überhaupt versuchen? Oder darf er nur bei handschriftlichen oder völlig unleserlichen Texte von vornherein weitere Bemühungen einstellen? Dass eine Texterkennung schon dann „technisch unmöglich“ ist, wenn der Einsender schlicht nicht über eine Software zur Texterkennung verfügt, dürfte nur schwer vertretbar sein. So, wie von ihm verlangt wird, eine PDF-Datei erstellen zu können, wird von ihm wohl zukünftig auch die Texterkennung erwartet – hier lässt die Verordnung wohl kaum Spielraum.

Die Frage ist deshalb so virulent, weil sie immerhin über die Formwirksamkeit einer Klage oder eines Rechtsmittels entscheiden könnte. Sie betrifft möglicherweise also direkt und unmittelbar den Ausgang eines Rechtsstreits.

Containersignatur

Gemäß § 4 Abs. 2 ERV-RVO dürfen mehrere elektronische Dokumente nicht mit einer gemeinsamen qualifizierten elektronischen Signatur übermittelt werden. Nach der Verordnungsbegründung wollte der Verordnungsgeber mit dieser Regelung die sogenannte Containersignatur ausschließen, weil sie sowohl hinsichtlich des eigenen Prüfungsrechts des Verfahrensgegners als auch im Hinblick auf die sichere Dateiablage bei führenden elektronischen Akten zu rechtlichen und tatsächlichen Problemen führt (siehe dazu Müller, „eJustice-Praxishandbuch“, 2. Auflage, S. 93 ff.). Der Sinn und Zweck der Regelung ist zu begrüßen, auch wenn der Wortlaut nicht eindeutig ist. Insbesondere bei einer Signatur mit dem EGVP-Classic-Client ist es so, dass – auch dann, wenn eigentlich nur eine Datei (als Anlage) übersandt wird – eine damit angebrachte Containersignatur faktisch stets mehrere Elemente umfasst (bspw. die „EGVP-Nachricht“), die immer mitversandt wird.

Praktische Folge: sichere Formprüfung nur am Bildschirm

Die technisch-rechtlichen Grundlagen der Verordnung bieten daher schon diverse Reibungspunkte. Nicht weniger holprig könnte ihr Weg in die Praxis sein. Durch die Verordnung wird sich zwangsläufig auch unmittelbar etwas am Schreibtisch des juristischen Entscheiders im Gericht tun müssen.

Die Formprüfung zwingt den Richter an den Bildschirm

Kommt es auf die Form eines Dokuments an, wird es also wohl in Zukunft erforderlich sein, dass der Richter das elektronische Dokument darauf hin überprüft, ob – unter anderem – eine Texterkennung vorgenommen wurde. Dafür wird der Richter nicht umhinkommen, das Dokument – trotz gegebenenfalls noch zu führender Papierakte – am Bildschirm zu betrachten, denn weder dem Ausdruck noch dem Transfervermerk oder dem Prüfprotokoll ist das „Durchsuchbarkeitsmerkmal“ entnehmbar; Gleiches gilt für die Kopierbarkeit und letztlich auch den Dateityp des Dokuments. Die neuen Formvorschriften zwingen den Richter daher vor den Bildschirm und erfordern, dass die Justiz-IT dem Richter das Dokument eben dort – und nicht nur in Papierform – präsentiert. Dies ist in den meisten Fachgerichten schon lange der Fall, in vielen anderen Gerichten, vor allem in der ordentlichen Gerichtsbarkeit, wirkt es dagegen noch wie eine Science-Fiction-Version des richterlichen Arbeitsalltags. Abgesehen von dieser Veränderung der Arbeit machen es die Formvorschriften ferner notwendig, dass den Richterinnen und Richtern der erforderliche Kenntnisstand, um die technisch geprägten Prüfungen auch tatsächlich vornehmen zu können, durch Schulungen vermittelt wird,. Die Justiz steht daher vor einer IT-Schulungsoffensive.

Abzuwarten bleibt auch die Umsetzung im Detail, etwa, wie die Rechtsprechung mit schlecht oder bloß teilweise texterkannten Dokumenten umgehen wird. Gerade schlecht texterkannte Dokumente sind schnell – und wenig schuldhaft – erstellt: Man denke nur an die Text­erkennung eines Telefaxes, die aufgrund des schlechten Telefaxschriftbilds zumeist zu erheblichen Abweichungen zwischen „Bild“ und erkanntem Text führen wird.

Den Gerichten ist allerdings vor dem Hintergrund der Gewährung effektiven Rechtsschutzes ein pragmatischer Umgang mit diesem neuen Formerfordernis anzuraten. Es sollte im Blick behalten werden, dass die neue Formvorschrift „durchsuchbar“ letztlich vor allem der Arbeitserleichterung dient, also einen Komfortgewinn vor allem am Richterarbeitsplatz darstellen soll. Vor dem Hintergrund eventuell betroffener Prozessgrundrechte sollte es daher nicht unnötig überbetont werden.

Fragliche Rechtsfolgen beim Formverstoß

Fraglich ist ferner noch, inwieweit die neuen Formerfordernisse auch für nicht schriftformbedürftige Schriftsätze gelten. Die Verordnungsbegründung bezieht sich explizit auf die Schriftformwahrung (BR-Drs. 645/17 S. 11) – dies entspricht hinsichtlich der Formvorschriften im elektronischen Rechtsverkehr der bisher gängigen Praxis.

Allerdings hat diese Verordnungsbegründung weder in der Verordnung selbst Niederschlag gefunden, noch entspricht sie der Gesetzeslage: Gemäß § 130a Abs. 1 Satz 1 ZPO in der bis zum 31.12.2017 gültigen Fassung bezogen sich die dort definierten besonderen Anforderungen an Dateitypen oder die Notwendigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur nur auf Dokumente, für die „die Schriftform vorgesehen ist“. Dies ist vor allem also bei bestimmenden Schriftsätzen der Fall, im Übrigen ­(also etwa bei Anlagen zu Schriftsätzen, bei Sachverständigengutachten etc.) aber nicht. § 130a Abs. 1–3 ZPO in der ab 01.01.2018 gültigen Fassung verschärft diese Voraussetzungen. Ab diesem Zeitpunkt „müssen“ (explizit genannt) Anlagen, Gutachten etc. von der verantwortenden Person selbst qualifiziert elektronisch signiert werden, sofern sie nicht auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden, und sich hinsichtlich des Dateityps an die Vorgaben der dann bundesweiten ERVV halten.

Inwieweit sich diese „strenge Gesetzeslage“ auf die gerichtliche Praxis auswirkt, bleibt aber abzuwarten. So sind durchaus Fälle denkbar, in denen Anlagen zu Schriftsätzen weder sinnvoll als PDF- noch als TIFF-Datei darstellbar sind; zu denken ist hier beispielsweise an privatrechtliche Verträge, die als Word-Datei abgefasst und qualifiziert elektronisch signiert worden sind, in Insolvenzverfahren tabellarische Übersichten im Format .xls oder Röntgen- oder MRT-Bilder, die üblicherweise im Format DICOM (Digital Imaging and Communications in Medicine) ausgegeben und möglicherweise so auch übersandt werden sollen, um sie an einen Sachverständigen weiterzureichen. Es ist im Hinblick auf die effiziente Rechtsschutzgewährung vertretbar anzunehmen, dass dem Gesetz- oder Verordnungsgeber daran gelegen war, ein solches, sinnvolles Vorgehen nicht zu beschränken.

Dies hatte der Gesetzgeber eigentlich auch selbst gesehen; in der Begründung zur ERVV findet sich (S. 11) folgende inhaltlich sehr sinnvolle Passage, die aber in der Verordnung nicht zu finden ist:

„Die Anforderungen nach § 2 gelten nicht für die Einreichung elektronischer Dokumente zu Beweiszwecken. So können etwa Audio- oder Videodateien in Dateiformaten wie WAV, MP3, MPEG oder AVI durch Vorlegung oder Übermittlung der Datei im Wege des Augenscheinsbeweises eingeführt werden (§ 371 Absatz 1 Satz 2 ZPO). Unberührt bleibt auch die Übermittlung von elektronischen Dokumenten, die nicht dem Anwendungsbereich von § 130a Absatz 1 ZPO, § 46c Absatz 1 ArbGG, § 65a Absatz 1 SGG, § 55a Absatz 1 VwGO Absatz 1 oder § 52a Absatz 1 FGO ZPO unterfallen, für die also die schriftliche Einreichung bei Gericht nicht vorgeschrieben ist. Dazu zählen alle elektronischen Dokumente, die auf Anforderung des Gerichts eingereicht werden, wie die Anordnung eines Augenscheins durch Vorlegung des elektronischen Dokumentes (§ 144 Absatz 1 ZPO), die Anordnung der  Aktenübermittlung durch die Partei (§ 143 ZPO) oder die Beiziehung von Behördenakten (§ 273 Absatz 2 Nummer 2 ZPO). Auch für die Praxis der Übermittlung von Excel-Tabellen oder ITR- bzw. ASCII-Dateien neben den Schriftsätzen als nicht aktenrelevante ‚Arbeitshilfen‘ für die Gerichte gilt die Verordnung nicht.“

Fazit

Da weder § 130a ZPO noch die ERVV über eine explizite Sanktion bei Verstößen verfügt und der Amtsermittlungsgrundsatz jedenfalls in den öffentlich-rechtlichen Gerichtsbarkeiten es im Übrigen als undenkbar erscheinen lässt, dass der juristische Entscheider einen Schriftsatz bloß deshalb ignorieren dürfte, weil er möglicherweise nicht texterkannt ist (Wann ist das überhaupt der Fall? Man denke nur an die Texterkennung eines Telefaxes, die aufgrund des schlechten Telefaxschriftbilds zumeist zu erheblichen Abweichungen zwischen „Bild“ und erkanntem Text führen wird.), ist nicht auszuschließen, dass die neue Rechtslage nur geringe praktische Auswirkungen hat. Teilweise – man denke an die Übermittlung von Tabellen im Insolvenzverfahren – wäre eine Beachtung der Form sogar für alle Verfahrensbeteiligten kontraproduktiv. Es handelt sich insoweit allerdings um eine juristische Wertung, die vom Entscheider vorzunehmen ist. Den Entscheider treffen im Übrigen die üblichen prozessualen Hinweis- und Hinwirkungspflichten. Die Entwicklung der Rechtsprechung ab dem 01.01.2018 sollte also sorgfältig beobachtet werden.

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