Nicht nur Kür, sondern auch Pflicht

Das Postfach für Syndikusrechtsanwälte ist da

Von Tanja Wolf

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Seit dem 27.11.2017 ist auch für Syndikusrechtsanwälte durch die BRAK ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) freigeschaltet. Die Einrichtung erfolgt gerade noch rechtzeitig vor der verpflichtenden passiven Nutzung zum 01.01.2018. Ab dann sind alle Anwälte gesetzlich verpflichtet, elektronische Post, die sie von den Gerichten, Behörden oder von gegnerischen Kollegen an ihr beA gesandt bekommen, zur Kenntnis zu nehmen.

Einrichtung der Syndikusrechtsanwalts­postfächer – was ist zu tun?

Mit der Einrichtung der Syndikusrechtsanwaltspostfächer wurde das bundesweite amtliche Anwaltsverzeichnis www.rechtsanwaltsregister.org umgestellt und als integraler Bestandteil der beA-Anwendung eingerichtet. Seit der Umstellung kann dort die Safe-ID des persönlichen Postfaches unter „Info“ abgerufen werden, die für die Bestellung der zur Einrichtung des Postfaches zwingend erforderlichen beA-Karte notwendig ist. Bei der Sucheingabe empfiehlt es sich ausschließlich Namen, Vornamen und den Sicherheitscode einzugeben, da unterschiedliche Schreibweisen der Adresse, des Namens des Arbeitgebers etc. dazu führen, dass die Suche ergebnislos verläuft. Bei der Bestellung der beA-Karte bei der Bundesnotarkammer unter https://bea.bnotk.de/bestellung ist es, neben der Eingabe der Safe-ID, erforderlich, eine E-Mail-Adresse zur weiteren Korrespondenz anzugeben sowie eine SEPA-Einzugsermächtigung zu erteilen. Die Bundesnotarkammer (BNotK) hat gegenüber der Bundesrechtsanwaltkammer (BRAK) mitgeteilt, dass bis zum 15.12.2017 bestellte beA-Karten noch rechtzeitig bis zum 01.01.2018 an den Besteller ausgeliefert werden.

beA-Karte mit und ohne Signatur

Mit einer „beA-Karte Basis“ können alle notwendigen Einstellungen am Postfach vorgenommen werden. Die „beA-Karte Signatur“ ist nur dann erforderlich, wenn der Versand von Schriftstücken, die der Unterzeichnung bedürfen, vorgenommen werden soll. Für den Fall, dass eine „beA-Karte Signatur“ bestellt wird, ist der Durchlauf eines Identifizierungsverfahrens bei einem Notar notwendig. Nach der Bestellung der „beA-Karte Signatur“ wird ein Link per E-Mail übersandt, der auf ein Portal mit den zur Identifikation notwendigen Unterlagen weiterleitet. Diese Unterlagen müssen zusammen mit einem gültigen Personalausweis zur Identifikation mitgebracht werden. Eine nunmehr bestellte „beA-Karte Signatur“ wird nach Auskunft der Bundesnotarkammer allerdings nicht mehr bis zum 01.01.2018 zur Verfügung gestellt werden können. Aus diesem Grund wird eine einfache „beA-Karte Basis“ übersandt, auf die später das Signaturzertifikat aufgeladen werden kann. Das nachträgliche Erweitern um die Signaturfunktion ist bei jeder „beA-Karte Basis“ möglich.

Wechsel vom niedergelassenen Rechtsanwalt zum Syndikusrechtsanwalt

Viele Syndizi haben bereits vor der Neuzulassung zum Syndikusrechtsanwalt eine Safe-ID als niedergelassener Rechtsanwalt erhalten. Das unter dieser Safe-ID eingerichtete Anwaltspostfach kann nur für die Fortsetzung der Tätigkeit als niedergelassener Rechtsanwalt (m/w) verwendet werden. Für die Tätigkeit als Syndikusrechtsanwalt wurde am 27.11.2017 ein eigenes Postfach mit eigener Safe-ID eingerichtet, für das auch eine eigene beA-Karte zu beantragen ist. Wird die Tätigkeit als niedergelassener Rechtsanwalt beendet und die Zulassung zurückgegeben, ist gemäß § 31a Abs. 4 BRAO eine Weiterverwendung des für diese Tätigkeit eingerichteten Postfachs und damit auch der für das Postfach ausgestellten beA-Karte nicht möglich. Nach § 31a Abs. 4 BRAO hebt die BRAK die Zugangsberechtigung zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach auf, sobald die Mitgliedschaft in einer Rechtsanwaltskammer aus anderen Gründen als einem Kammerwechsel erlischt.

Rechtsabteilungspostfach

Genauso wie der Wunsch der niedergelassenen Rechtsanwälte, ein Kanzleipostfach zu schaffen, ist es für Syndizi, die in Rechtsabteilungen von Unternehmen tätig sind, wünschenswert, ein Rechtsabteilungspostfach zu erhalten. Verschiedene Initiativen und Institutionen haben darauf hingewiesen, dass die Einrichtung eines solchen Postfachs aus organisatorischen, technischen und rechtlichen Gründen sogar erforderlich sei. Bis dato sind die rechtlichen Voraussetzungen für ein solches Rechtsabteilungspostfach/Kanzleipostfach noch nicht geschaffen. Die BRAK ist mit Unterstützung der örtlichen Rechtsanwaltskammern verstärkt darum bemüht, hier auf eine gesetzliche Regelung hinzuwirken.

Ersatz der qualifizierten elektronischen Signatur

Nach § 130a Abs. 3 Satz 2 ist das Versenden von elektronischen Dokumenten über das besondere elektronische Anwaltspostfach ohne qualifizierte elektronische Signatur möglich. Versendet ein Rechtsanwalt oder ein Syndikusrechtsanwalt über das eigene beA-Postfach ein elektronisches Dokument, generiert das beA einen Nachrichtentransportvermerk, in dem die erfolgreiche Authentifizierung des Absenders bestätigt wird. Dieser Transportvermerk wird dem Sender- und dem Empfängerpostfach hinzugefügt. Er enthält eine Signatur, die vom Empfänger geprüft werden kann. Mit der Einrichtung dieser Funktion ist die BRAK ihrer Verpflichtung nach § 20 Abs. 3 RAVPV (Verordnung über die Rechtsanwaltsverzeichnisse und die besonderen elektronischen Anwaltspostfächer) nachgekommen, den Versand elektronischer Nachrichten über das beA so zu gestalten, dass die Gerichte feststellen können, ob die Nachricht von dem Berufsträger selbst versandt worden ist.

Achtung! Elektronisches Empfangsbekenntnis (eEB)

Nach § 174 Abs. 4 ZPO können Gerichte und nach § 195 ZPO auch Kolleginnen und Kollegen ab dem 01.01.2018 bei der Zustellung von Dokumenten über das besondere elektronische Anwaltspostfach zum Nachweis der Zustellung ein elektronisches Empfangsbekenntnis anfordern. Der Empfänger hat die Wahl, den Versand eines elektronischen Empfangsbekenntnisses anzunehmen oder auch abzulehnen. Mit der Auswahl wird beim Versender sodann eine entsprechende Nachricht erzeugt.

Bevorstehender Arbeitgeberwechsel

Das beA-Postfach eines Syndikusrechtsanwalts ist mit der Tätigkeit bei dem jeweiligen Arbeitgeber verbunden. Dies bedeutet, dass der Syndikusrechtsanwalt ein neues beA erhält, wenn er den Arbeitgeber wechselt. Das alte Postfach wird dann deaktiviert und ein neues Postfach eingerichtet. Dies macht es allerdings auch erforderlich, eine neue beA-Karte zu bestellen. Die gleiche Verpflichtung besteht bei Syndizi, die bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt sind. Sie erhalten für jedes Arbeitsverhältnis ein eigenes Postfach mit einer eigenen beA-Karte.

Blick ins beA – eine Berufspflicht nach § 31a Abs. 6 BRAO

Niedergelassenen Rechtsanwälten wie auch Syndizi drohen ab dem 01.01.2018 neben haftungsrechtlichen Risiken auch berufsrechtliche Sanktionen, wenn Posteingänge im besonderen elektronischen Anwaltspostfach nicht überwacht werden. Zur Vermeidung der täglichen Kontrolle etwaiger Posteingänge im beA empfiehlt es sich dringend, eine E-Mail-Benachrichtigungsfunktion an eine oder mehrere Personen einzurichten. Es besteht bereits bei der Erstregistrierung die Möglichkeit, eine oder mehrere E-Mail-Adressen im Postfach zu hinterlegen, die jederzeit geändert werden können. So können beispielsweise auch Kanzleimitarbeiter oder andere Kolleginnen und Kollegen einer Rechtsabteilung benachrichtigt werden, wenn Post in einem beA eingeht.

Mutterschutz, Elternzeit oder Sabbatical

Mutterschutz, Elternzeit oder ein Sabbatical sind Gründe, für bestimmte Zeit nicht verpflichtet sein zu wollen, Posteingänge im beA persönlich zur Kenntnis zu nehmen. In diesen Fällen kann bei der zuständigen Rechtsanwaltskammer ein Antrag auf Befreiung von der Kanzleipflicht nach § 29 BRAO gestellt werden. Diese bestellt dann gemäß § 30 BRAO einen Zustellungsbevollmächtigten, der einen eingeschränkten Zugriff auf das beA erhält und die dort eingehende Post weiterleiten kann. Bei kürzeren Zeiträumen bietet es sich an, Mitarbeitern mit einer Mitarbeiterkarte oder einem Kollegen bzw. einer Kollegin die erforderlichen Rechte am beA einzuräumen, so dass diese die eingehende elektronische Post zur Kenntnis nehmen und weiterleiten können.

Verpflichtungen des Arbeitgebers

Das besondere elektronische Anwaltspostfach ist das persönliche Postfach des Syndikusrechtsanwalts. Insoweit hat der Postfachinhaber die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen. Inwieweit diese Verpflichtung an den Arbeitgeber weitergegeben werden kann, ist eine Frage der Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses. Fest steht jedoch, dass der Syndikusrechtsanwalt bei mangelnder Mitwirkung des Arbeitgebers verpflichtet ist, die Kosten des persönlichen Postfachs selbst zu tragen. Dies kann die von den Rechtsanwaltskammern häufig erhobene separate Umlage für das beA, die Kosten für die beA-Karte sowie die Anschaffung eines Lesegeräts und/oder möglicherweise sogar eines separaten PCs umfassen.

Zugriffsberechtigung des Arbeitgebers und anderer Mitarbeiter

Beim beA handelt es sich um ein höchstpersönliches Postfach. Grundsätzlich kann daher kein Syndikusrechtsanwalt dazu verpflichtet werden, dem Arbeitgeber Zugriffsrechte zu gewähren. Allerdings wird es regelmäßig sinnvoll sein, entsprechende Berechtigungen zur Vertretung zu erteilen. Syndizi können auch ihren Arbeitgeber darum bitten, sie gegenüber einzelnen Mitarbeitern des Unternehmens, die sie zum Zutritt zum Postfach berechtigen möchten, von der Verschwiegenheitsverpflichtung zu entbinden. Neben der möglichen Entbindung von der Verschwiegenheitsverpflichtung durch den Arbeitgeber sollten Syndizi nach § 43a Abs. 2 BRAO Mitarbeiter auch zur Verschwiegenheit verpflichten, wenn sie diesen Zugriffsrechte einräumen.

wolf@rak-ffm.de