beA – typische Probleme zwischen Rückenlehne und Monitor

Im Blickpunkt: einige faktische Herausforderungen des elektronischen Rechtsverkehrs

Von Dr. Henning Müller

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Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) hat nach anfänglichem Stolpern nun seinen Platz in der Kommunikation mit der Justiz und innerhalb der Rechtsanwaltschaft gefunden. Wenn es nun noch zu Problemen kommt, sitzt der Auslöser desselben manchmal (ratlos?) vor dem Monitor.

„Bei mir funktioniert das eEB aber nicht“
Im Gegensatz zum herkömmlichen Formular zur Abgabe eines Empfangsbekenntnisses muss seit dem 01.01.2018 im elektronischen Rechtsverkehr eine strukturierte, maschinenlesbare Datei erzeugt werden, um die erfolgte Zustellung und den Empfangswillen zu bestätigen. Hierzu verfügt das beA in seinem Webclient über die Schaltfläche „Abgabe erstellen“. Ist diese Schaltfläche nicht auswählbar („ausgegraut“), liegt zumeist ein Problem bei der Rechtevergabe im beA vor. Die BRAK hat im beA-Newsletter, Ausgabe 20/2018 vom 04.10.2018, eine anschauliche Übersicht mit Schritt-für-Schritt-Anleitung bereitgestellt.

„Aktiv mache ich jedenfalls nichts“
Auch für „Internetausdrucker“ gilt die berufsrechtliche Verpflichtung aus § 14 BORA, an Zustellungen mitzuwirken und Empfangsbekenntnisse zurückzusenden. Zutreffend ist, dass für die gerichtliche Korrespondenz gemäß § 31a Abs. 6 BRAO bis längstens 01.01.2022 nur eine sogenannte passive Nutzungspflicht besteht und die aktive Nutzungspflicht erst mit Inkrafttreten des § 130d ZPO eintritt. Eine Abweichung hiervon besteht jedoch im elektronischen Zustellungsrecht. Gemäß § 174 Abs. 4 Sätze 3, 4 ZPO kann die elektronische Zustellung nur noch durch das elektronische Empfangsbekenntnis (eEB) nachgewiesen werden. Eine hiervon abweichende Form ist vom Gesetz für die elektronische Zustellung nicht mehr vorgesehen, weshalb insoweit letztlich auch eine aktive Nutzungspflicht besteht. Obschon manche Rechtsanwälte für die gerichtliche Korrespondenz eine (möglicherweise dann unzureichende oder nicht aktuelle) Anwaltssoftware oder einen Fremdanbieter verwenden, wurde ihnen von der BRAK ein Webclient zur Verfügung gestellt, der ohne Mehrkosten durch sie nutzbar ist. Dieser Webclient ist in der Lage, elektronische Empfangsbekenntnisse zu generieren. Ein unverhältnismäßiger Aufwand entsteht hierdurch nicht, weshalb sie hierauf verweisbar sind. Ganz im Gegenteil ist der Webclient – gerade das Modul zur Erstellung von Empfangsbekenntnissen – durchaus einfach zu bedienen.
Übrigens: Der gleichwohl formwidrig (beispielsweise mit ausformuliertem Schreiben oder selbstgestaltetem eEB-Formular) erklärte Zustellungsempfang ist zumindest gemäß § 189 ZPO wirksam, weil geheilt. Die Form des § 174 Abs. 4 ZPO ist letztlich sanktionslos ausgestaltet. Gestritten werden kann nur darüber, ob die Zustellung dann zu dem auf dem formwidrigen EB abgedruckten Datum bewirkt war oder zum Zeitpunkt des tatsächlichen Eingangs, der sich ja bei elektronischen Zustellungen sekundengenau aus dem sogenannten „Acknowledgement“ ermitteln lässt. Die Rechtsprechung hierzu wird sicher nicht allzu lange auf sich warten lassen.

„In meinem eEB steht gar nicht, was mir zugestellt wurde“
Der Zustellende – zumeist also das Gericht (und hier faktisch die Serviceeinheit als Bediener des jeweiligen Fachverfahrens) – definiert bei der Generierung der elektronischen Zustellung die Bezeichnung des Dokuments, das zugestellt wird, und damit auch den entsprechenden Eintrag im eEB. Der Zustellungsempfänger (der Rechtsanwalt) hat hierauf keinen Einfluss. Die Geschäftsstelle muss daher darauf achten, dass das zuzustellende Dokument genau bezeichnet wird (beispielsweise „Urteil“ statt „Ausgangsschreiben“ oder „Ladung zum Termin am 02.01.2020“ statt „Ladung“), sofern dies als rechtlich erforderlich angesehen wird. Geschieht dies nicht, handelt es sich letztlich um eine Fehlbedienung des Gerichts oder um ein unzureichend geeignetes Justizfachverfahren. Gegebenenfalls ist letztlich im Gericht eine Arbeitsanweisung oder eine Allgemeinverfügung zu errichten.

„Ich nutze lieber das sichere Telefax“
Tatsächlich ist das beA im Hinblick auf die Datensicherheit trotz der bekannten Kritik daran in der Anwaltschaft dem klassischen Telefax deutlich überlegen: Wer dem Telefax mehr Vertrauen schenkt, als der (ob nun Ende-zu-Ende oder nicht Ende-zu-Ende) verschlüsselten elektronischen Kommunikation, kann auf den Suchbegriff „What the Fax“ verwiesen werden. In einer eindrucksvollen Präsentation ist es einmal mehr der Chaos Computer Club (CCC), der einen Technikirrglauben zum „sicheren Telefax“ ins Wanken bringt. Das beA dürfte in jeder Hinsicht, vor allem aber im Hinblick auf die Datensicherheit, eindeutig vorzugswürdig sein. Nichtsdestotrotz bleibt das Telefax wie das beA (zunächst) ein zugelassener Kommunikationskanal im Gerichtsverfahren, wie § 130 Nr. 6 ZPO zeigt.

„Alles in einer PDF – dann geht nichts verloren“
Einsender elektronischer Dokumente sind zumeist schlecht beraten, alle dem Gericht zu übersendenden Dokumente in einer (zusammengesetzten) PDF-Datei zu vereinen. Ganz im Gegenteil können sich daraus erhebliche Schwierigkeiten ergeben. Nicht nur wird es damit dem Gericht schwierig bis unmöglich gemacht, die eigene (E-)Akte sinnvoll zu strukturieren, sondern das Gericht kann auch bei der Übersendung an den Prozessgegner keine Teile dieser PDF „ausschneiden“. Wenn die PDF-Datei daher beispielsweise die Erklärung über die wirtschaftlichen und persönlichen Verhältnisse für die Beantragung von Prozesskostenhilfe enthält, ist das Gericht gezwungen – Datenschutz hin oder her – auch diese Information an den Gegner zu schicken. Insbesondere PKH- und Sachvortrag sollten daher sauber getrennt bleiben.

„PDF ist PDF“
Zulässiges Dateiformat für formbedürftige Schriftsätze im elektronischen Rechtsverkehr ist gemäß § 2 Abs. 1 ­ERVV grundsätzlich eine druckbare, kopierbare und – soweit technisch möglich – durchsuchbare PDF-Datei. Zusätzliche Beschränkungen ergeben sich aber aus den Bekanntmachungen der Bundesregierung gemäß §­ 5 Abs. 1 Nr. 1 ERVV. Diese sogenannten ERVB sind unter ­
www.justiz.de einsehbar. Die ERVB 2018 bestehen als Dateiversionen für PDF-Einreichungen einschließlich PDF-Version 2.0 (also sämtliche ältere Formate), PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/UA. Weitere Einschränkungen ergeben sich aus den ERVB 2019: Danach muss die PDF-Datei aus sich heraus und alleinstehend verwendbar sein, insbesondere ohne dass ein Internetzugang erforderlich ist. Außerdem dürfen keine weiteren Dateien oder aktiven Inhalte eingebettet sein. Der naheliegende Grund ist die IT-Sicherheit. Zudem sind in einzelnen Bundesländern die Internetzugänge aus dem Justiznetz erheblich beschränkt, so dass ein Nachladen von Inhalten oder Schriftarten teilweise auch technisch nicht möglich wäre.
Zur Einhaltung der obengenannten Voraussetzungen sollte idealerweise das Format PDF/A genutzt werden. PDF/A kann aus Texterstellungsprogrammen regelmäßig einfach durch Abspeichern erstellt werden: Bei der Erstellung von Dokumenten zum Beispiel aus Microsoft Word kann beim Speichern einfach eine PDF/A-Datei erzeugt werden. Im Dialogfenster „Speichern“ wird als Dateityp „PDF“ ausgewählt; unter dem Feld „Optionen“ kann sodann als „PDF-Option“ PDF/A ausgewählt werden.

Fazit und Ausblick
Der elektronische Rechtsverkehr wird noch weitere ganz faktische Herausforderungen bereithalten. Diese Liste wird daher sicher bald weitergeführt werden können (oder müssen?). Klar ist: Regelmäßige Informationen und Schulungen auf Seiten der Justiz und bei den professionellen Verfahrensbeteiligten tun not.

henning.mueller@lsg-darmstadt.justiz.hessen.de