Der Anwalt und die Cloud

Clouddienste bieten hervorragende Möglichkeiten, Datensicherheit hat höchste Priorität

Von Petra Seeburger und Susann Seyfried

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An Clouddiensten führt kein Weg mehr vorbei. Ob Gmail-Adresse, Netflix oder Audible – die meisten von uns nutzen die Cloud. Kann also eine zukunftsfähige Kanzleisoftware auch cloudbasiert sein? Ist das sicher, und welche Vorteile bringt das? Diese und andere Fragen beleuchtet der folgende Artikel.

Was ist die Cloud?
Die Cloud (englisch für Wolke) ist im Prinzip lediglich eine von einem Anbieter zur Verfügung gestellte Serverkapazität. Für Kanzleien bedeutet das, dass sich die Server, zum Beispiel für eine Kanzleimanagementsoftware, nicht mehr in den Räumen der Kanzlei befinden. Die Server stehen bei einem Fremdanbieter – einem „Host“. Es gibt Kanzleien, die das grundlegend ablehnen. Sie haben große, eigene Serverräume mit speziellen Sicherheitstüren und Klimaanlagen, die die optimale Raumtemperatur sicherstellen. Aber: Sind diese kanzleiinternen Serverräume wirklich sicherer als die Server von professionellen und zertifizierten Anbietern? Sind sämtliche Updates jederzeit durchgeführt, und kann wirklich niemand hinein in die „heiligen Hallen“? Es gibt Zweifel.

Entstehung der Cloud und Stand heute
Wie die Konzeption des gesamten Internets ist auch der Cloudgedanke nicht neu. Bereits in den 50er Jahren des vergangenen Jahrhunderts gab es hierzu schon Ideen und Theorien. Die technischen Voraussetzungen allerdings wurden erst Ende der 90er Jahre entwickelt und zur Verfügung gestellt. Nun war „Software as a Service“ (SaaS) möglich. Bei SaaS ist es der IT-Dienstleister, der die Software betreibt. Die Installation auf dem Rechner des konkreten Nutzers ist dabei nicht nötig.
Heute entwickelt sich das Cloudkonzept rasant. Immer mehr Dienstleister bieten Serverkapazitäten und Onlinedienstleistungen an. Dabei sind die gespeicherten Daten stets zugänglich (allerdings nur dort, wo entsprechender Internetempfang besteht). Dieser überall mögliche Zugriff führt dazu, auch die Arbeit völlig neu zu gestalten: agil, modern, portabel. Das ist eine hervorragende Chance, setzt aber Vertrauen voraus: Vertrauen als Arbeitgeber gegenüber seinen Mitarbeitern, Vertrauen gegenüber der Software, dem IT-Dienstleister und dem Kanzleimanagement, dass die Verschwiegenheitspflicht der Anwälte nicht durch unerlaubte Zugriffe auf die Kanzleimanagementsoftware gefährdet wird.

Wie funktioniert die Cloudtechnologie?
„Wie funktioniert die Cloudtechnologie?“, fragen sich viele Anwälte und Kanzleien. Im Prinzip ganz einfach: Ein externer Dienstleister stellt seine eigenen Server seinen Kunden (in dem Fall der Kanzlei) als virtuelles Rechenzentrum zur Verfügung. Dafür werden viele Server zusammengeschaltet. Damit sind auch die Kanzleidaten nicht mehr nur auf einem Server gespeichert. Ein weiterer Punkt: Die Speicherressourcen werden in der Cloud immer dann zur Verfügung gestellt, wenn sie wirklich gebraucht werden, also wenn zum Beispiel an einer Akte konkret gearbeitet wird.
Es gibt viele verschiedene Formen von Cloudtechnologien. SaaS-Cloud-Computing ist lediglich eine und wird ganz sicher auch schon in den Kanzleien und von den Berufsträgern genutzt. Jeder E-Mail-Anbieter, wie Web.de oder Gmail.de arbeitet so. Hier bietet das virtuelle Rechenzentrum sowohl Speicherkapazitäten als auch Anwendungen, die über einen Browser vollumfänglich genutzt werden können. Weitere Formen des Cloud-Computing sind Plattform as a Service (PaaS) oder auch Infrastructure as a Service (IaaS). Bei der PaaS-Technologie werden Programmierumgebungen zur Verfügung gestellt, bei IaaS wird direkt auf Hardwareressourcen beim Anwender zugegriffen, also auf Rechner, Netze und Speicher. Im Prinzip mietet man so temporär einen eigenen Server.

Welche Chancen bietet die Cloud für Anwälte?
Für Anwälte bietet die Flexibilität der Arbeit die größte Chance für die Nutzung von Cloudlösungen. Wer kennt noch die, die mit einem Trolley – oder bei großen Verfahren regelrechten Sackkarren – die Akten mit in die Gerichtsverhandlung gebracht haben? Wir alle. Die Zeiten sind vorbei. Eine Handakte mitzuführen, ist natürlich in Ordnung, aber nicht mehr notwendig. Viele Anwälte und Kanzleien machen es vor. Sie sind ausgestattet mit hervorragenden Tablets und gehen routiniert damit um. Das Suchen geht schnell, man erspart sich Rückenbeschwerden und strahlt als Anwalt aus, technisch auf dem aktuellen Stand zu sein. Das kann allerdings auch verunsichern – nicht nur den Anwalt, sondern auch den Mandanten, insofern ist Kommunikation erforderlich, denn der Mandant hat im Zweifel nicht weniger Angst um seine Daten (gerade in besonders heiklen Verfahren) als der Anwalt.
Die Chancen, die sich durch Cloudlösungen im Bereich von Kanzleimanagementsoftware ergeben können, sind insbesondere:

  • Effizienzsteigerungspotentiale, zum Beispiel durch schnellere Bearbeitung: Anwälte, die noch mit Papierakten in mittleren Einheiten arbeiten, können sicher ein Lied vom täglichen Suchen nach der Akte singen.
  • Einsparpotentiale: Es gibt Kanzleien, die mittlerweile auf einige Kanzleiräume verzichten, weil die Damen und Herren Kollegen nicht mehr jederzeit präsent sind. Hier gibt es dann zum Beispiel keine festen Arbeitsplätze mehr, sondern Terminallösungen, bei denen sich jeder Anwalt, so er denn in der Kanzlei ist, einchecken kann.
  • Schaffung völlig neuer Dienstleistungen oder Erweiterung des eigenen Angebots: Man denke hier nur an das effiziente Handling von Massenverfahren, die online akquiriert werden können.
  • Internationalisierung: Die Cloud hat keine Grenzen und ermöglicht eine Kollaboration nicht nur mit deutschen Standorten, sondern auch mit internationalen Kollegen zum Beispiel auch aus Anwaltsnetzwerken.

Die Chancen sind enorm, und es scheint, als wären noch lange nicht alle Potentiale abschließend gehoben. Fest steht, dass der Zugriff von überall, selbst über mobile Endgeräte, den Weg in die Kanzlei nicht mehr erzwingt. Voraussetzung ist natürlich, dass man über eine gute Internetverbindung verfügt.

Welche echten Risiken gibt es?
Die Risiken bestehen besonders im Bereich der Datensicherheit. Dabei sind Zugriffe und/oder Schutz vor Hackern und cyberkriminellen Aktivitäten genauso gemeint wie Schutz vor dem Totalverlust und Schutz vor eventuellen Feuer- und/oder Wasserschäden. Mandantendaten verlieren ihren Personenbezug auch durch Verschlüsselung nicht. Das bedeutet, es gilt jederzeit höchste Priorität bei der Wahrung der Datensicherheit, denn die Kanzlei trägt die Verantwortung für die Sicherheit der Daten – ob mit oder ohne Verschlüsselung.
Gerade aus diesem Grund ist es wichtig, hervorragende und zertifizierte Cloudanbieter zu nutzen, die den rechtlichen Anforderungen in Deutschland entsprechen. Zum Beispiel sind Anbieter der EU, respektive des Europäischen Wirtschaftsraums, zwingend. Die USA ist im Bereich des Datenschutzes „Entwicklungsland“ – eine Anbieterwahl in diese Richtung verbietet sich.

Empfehlung
Aus den Erfordernissen des Datenschutzes für Anwälte ergeben sich folgende Empfehlungen:
1. Verschlüsseln Sie Ihre Daten in der Kanzlei und vor allen Dingen, bevor diese in die Cloud gestellt werden.
2. Ein Cloudanbieter außerhalb der EU ist nicht zu wählen.
3. Die Cloudkommunikation sollte jederzeit verschlüsselt erfolgen.
4. Eine Datensicherung innerhalb der Kanzlei hat – trotz Cloudnutzung – regelmäßig zu erfolgen. Die sichere Lagerung dieser Sicherungen ist zwingend.
5. Als Kanzlei sind Sie verpflichtet, sich Sicherheitszertifikate und Organisationsstrukturen der Anbieter erörtern und vorlegen zu lassen.

Schließlich lässt sich sagen, dass die Cloud gerade für Anwälte und Kanzleien hervorragende Möglichkeiten bietet. Aber bei jeder Agilität und Effizienzsteigerung muss die Datensicherheit den ersten Platz auf der Prioritätenliste einnehmen.

susann.seyfried@stp-online.de

petra.seeburger@stp-online.de