Wie Wirtschaftskanzleien Rechtsabteilungen unterstützen und Profitabilität steigern können

Maximaler Service schließt Wirtschaftlichkeit nicht aus

Von Petra Seeburger

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Einleitung
Wirtschaftskanzleien mit Unternehmensmandanten werden derzeit von elementaren Fragen umgetrieben: Wie kann ich den Service für meinen Mandanten erhöhen und trotzdem die Wirtschaftlichkeit langfristig sichern – und zwar auch, wenn ich in Massenverfahren eingebunden bin? Wie kann es gelingen, dem Preisdruck von Rechtsabteilungen standzuhalten und gleichwohl die Qualität zu steigern? Wie lassen sich aus professioneller Datenverarbeitung Angebote für Unternehmensmandanten entwickeln? Für solche Fragen hält die Digitalisierung Antworten bereit.

Massenverfahren in Unternehmen
Die letzten JUVE-Zahlen zeigen: Viele Wirt­schafts­kanzleien sind auf den Zug aufgesprungen und befassen sich zum Beispiel mit dem Dieselskandal. Ein Mandat, bei dem oft viele unstrukturierte Informationen in den Kanzleien eingehen. Die müssen dann rasch strukturiert und verarbeitbar gemacht werden, so dass der Wertschöpfungsprozess starten kann. Betroffen von der Flut an unstrukturierten Daten sind nahezu alle internen und externen Prozesse im Rahmen der Akte. Aus diesem Grund muss man den Weg der Daten innerhalb und außerhalb der Kanzlei genau kennen, denn nur bestmöglich und so früh wie möglich analysierte Datenströme nutzen sowohl den Kanzleien als auch den Rechtsabteilungen. Passiert das nicht, werden Prozesse schnell holperig, was auf der einen Seite, in Rechtsabteilungen, als wenig professionell wahrgenommen wird. Für Kanzleien – auf der anderen Seite – wird es dann sehr schnell unwirtschaftlich. Eine Methode in der Praxis ist die Visualisierung der „Reise der Daten“, um den Strukturierungsbedarf erfahrbar zu machen. Auf diese Weise können neuralgische Punkte, Medienbrüche und Hemmnisse schnell identifiziert und behoben werden. Die Analyse der Ausgangslage ist die Basis einer gesunden Dateninfrastruktur in Kanzleien. Die Verarbeitung kann so flüssig realisiert werden.

Fokus Effizienz: Wer macht was, mit wem, warum und auf welcher Ebene?
Gerade für stark kollaborative Mandate, also Mandate, an denen viele Anwälte und Paralegals wie Projektanwälte mit Rechtsabteilungen zusammenarbeiten, braucht es eine starke und homogene Datenbasis. Sind verwendete Daten inkonsistent, gibt es unterschiedliche Quellen und werden Zugriffe nicht zentral gesteuert und vielleicht noch Berechtigungen falsch vergeben, ist das Chaos programmiert. Nicht selten entgehen aufgrund maroder Daten und Datenstrukturierungsprozesse (zum Beispiel händisch) vielen Kanzleien nicht nur Umsätze, sondern sie erleiden zudem einen Reputationsverlust für die gesamte Kanzlei. Gerade deshalb ist es wichtig, dass bereits die Mandatsannahme zentral gesteuert und für die zukünftige Nutzung strukturiert wird. Fragen wie Konfliktcheck, Vergütungsvereinbarung, Beauftragung und Dokumentationspflicht sind Beispiele für wesentliche Elemente des klassischen Legal Requests. Wenn hier der Mensch, der die Akte anlegt, nicht geführt wird, ist eine Standardisierung nicht möglich. Maßgeschneiderte, aber leicht nutzbare Formulare bieten gute Möglichkeiten. Sie führen logisch und in Frageform zu einer soliden Datenbasis. Ziel ist es, händische Schritte zu sparen. Am Ende geht es darum, durch Automation eine günstigere Preisgestaltung zu erreichen. So partizipieren Kanzleien und Unternehmensanwälte gleichsam, ohne dass es einem der beiden Parteien schadet. Diese Herangehensweise macht Kanzleien wettbewerbsfähiger und Rechtsabteilungen schneller. Eine weitere Überlegung ist die Übertragung dieses Abschnitts der Wertschöpfungskette auf die Rechtsabteilung respektive den Auftraggeber. Auch das geht und wird zum Teil schon realisiert.

Geldwäschegesetz erhöht die Dokumentationspflicht in Kanzleien
Das Geldwäschegesetz (GwG) hat die Branche ziemlich aufgewirbelt. Was sich anhört wie organisiertes Verbrechen und Kriminalität im großen Stil, betrifft leider auch Wirtschaftskanzleien. Gerade sie werden nicht selten missbraucht, um Geld zu waschen. Genau hier greift jetzt der Gesetzgeber ein, und die zuständige Rechtsanwaltskammer wird zum proaktiven Kontrollorgan. Denn Kriminelle versuchen, Investitionen, zum Beispiel in Bauprojekte, zu platzieren und so illegal erworbene Gewinne legal in den Wirtschaftskreislauf zu bringen. Ziel ist es, die Herkunft des Geldes maximal zu verschleiern. Das gilt es zu verhindern.
Für Wirtschaftskanzleien, die naturgemäß mit Investitionsgeschäften im großen Stil betraut werden, ergeben sich daraus eine besondere Pflicht und die Herausforderung, potentieller Geldwäscheaktivität präventiv zu begegnen. Denn immer dann, wenn die Kammer eine Anfrage in Bezug auf das sogenannte Kataloggeschäft stellt, muss die Wirtschaftskanzlei rasch und professionell reagieren können. Aus den Herausforderungen des GwG ergeben sich beispielsweise Dokumentationspflichten für Kanzleien und die Pflicht der tieferen Prüfung. Es obliegt auch der Wirtschaftskanzlei, sich Mandanten ganz genau anzusehen. Wer ist der Mandant? Welche Geschäfte macht er? Mit wem? Benötigt die Kanzlei eine Personalausweiskopie oder einen Handelsregisterauszug, und wie halte ich diese Dokumente auch im Lebenszyklus von Folgemandaten aktuell?

Prävention durch Organisation der Datenströme
Wer die Herausforderungen, die sich aus dem GwG für die Wirtschaftskanzlei ergeben, nicht professionell angeht, gefährdet aktiv seinen Geschäftserfolg. Versäumnisse im Bereich der Geldwäscheprävention können schwerwiegende wirtschaftliche Schäden nach sich ziehen. Zudem können Pflichtverletzungen im Bereich des GwG, die keinen direkten Bezug zu einer Geldwäschestraftat haben, mit Bußgeldern bis zu 100.000 Euro belegt werden – und zwar pro Einzelfall.
Führende Wirtschaftskanzleien haben das verstanden – und auch, dass Grundlage für Professionalität in allen datenverbarbeitenden Bereichen ihrer Sozietät die Strukturierung ihrer Daten und die Organisation von Datenflüssen ist.

Nicht selten herrscht datentechnisch Chaos
Die interne und externe Datenorganisation und sogar die eventuell automatisierte Datenaufnahme und -strukturierung sind im Alltag von Wirtschaftskanzleien noch lange nicht angemessen angekommen. Regelmäßig sind Compliancerichtlinien und interne Abläufe noch gar nicht oder nicht ausreichend definiert. Wenn sie jedoch definiert sind, dann sind sie häufig nur in Handbüchern aufgeschrieben, aber nicht in der täglichen Praxis umgesetzt. Die Kanzleileitung hält die Anwendung von Richtlinien auch oft nicht nach, beziehungsweise kann das Nachhalten nicht wirtschaftlich sinnvoll realisieren. Manche Kanzleien bewegen sich hier auf dünnem Eis, das nach der Verschärfung des GwG noch dünner geworden ist, denn jede Mandatsannahme ist jetzt ordentlich zu prüfen und zu protokollieren.

Innovative Geschäftsmodelle
Ob irgendwann das Rechtsberatungsgesetz fällt oder nicht – auch so ist klar, dass immer mehr Player auf den Rechtsberatungsmarkt strömen. Auch das B2B-Geschäft wird mittlerweile von innovativen Entwicklungen im Bereich Legal-Tech angegriffen. Deshalb gilt es, als Wirtschaftskanzlei die Anwendungen zu identifizieren, die den maximalen Nutzen für Unternehmen und deren Rechtsabteilungen bieten.
Am Beispiel der Mandatsannahme ist es aktuell so, dass die klassische Beratung mit der Anfrage des Unternehmens/der Rechtsabteilung beginnt. Im Gepäck hat sie nicht selten ein „Problem“ in Form eines unstrukturierten Sachverhalts (zum Beispiel die formlose Anfrage des Justiziars). Der Aufwand dieses Beginns der Zusammenarbeit steckt in der Strukturierung der Daten. Die Ergebnisse sind in der Folge in Gutachten, Memos und/oder Verträgen wiederzufinden, die über die Rechtsabteilung in das Unternehmen gebracht werden. Kommt es zu Reibungswiderständen und Brüchen, schmälert das die Qualität des Produkts „Rechtsdienstleistung“. Hier die komplette Strukturierung, Dokumentation und Kon­trolle an Wirtschaftskanzleien mit einem professionellen Datenmanagementtool zu übergeben, ist in der Regel ein Win-win-Geschäft.

Fazit: „Old habits die hard“
Das digitale Mindset von Entscheidern in Wirtschaftskanzleien und in Rechtsabteilungen führt derzeit noch zu oft zu Innovationsblockaden. Ein Grund dafür liegt darin, dass zu viel Freiheit Angst macht und zu Verweigerung führt. Andere Gründe sind der Mangel an Vorstellungskraft und das Unterschätzen der Bedeutung von Datenverarbeitung. Die Masse braucht Standardisierung von Prozessen und Anwendungsfreundlichkeit plus Automation. Nur die Wirtschaftskanzleien und Rechtsabteilungen, die hier eine maximale Nutzbarkeit erreichen, können schnell Mehrwert schaffen und diesen dann auch weitergeben. Dazu ist es notwendig, Anwendungen zu erstellen, die einfach sind, keine Coding-Kompetenzen der Anwender benötigen, mit einem Minimum an technischer Nutzerkompetenz auskommen oder sogar intuitiv bedienbar sind. Ein weiterer Erfolgsfaktor liegt in der Möglichkeit der cloudbasierten Zusammenarbeit, die allerdings eine Dokumentation direkt in die Kanzleisoftware mandatsbezogen erlauben muss.

petra.seeburger@stp-online.de